Comment entamer sa transition numérique avec les Formations Google Apps / G Suite
Les Ormeaux, chantier d’insertion implanté à Manosque compte une vingtaine de salariés qui s’organisent autour de quatre pôles.
Sous l’impulsion de la directrice, Christine Peltier, l’association a entrepris fin 2017 une transition numérique avec de multiples objectifs :
Un premier Audit au sein de la structure a permis de comprendre les problématiques et ainsi de dimensionner le plan de formation. Les formations Google Apps sont majoritairement conduites par groupe de 4 à 8 personnes. Dans un premier temps nous formons l’équipe dirigeante, puis l’équipe encadrante et enfin l’ensemble des autres collaborateurs.
Nous invitons les équipes dirigeantes à jouer un rôle de sensibilisation dans cette démarche de transition numérique. Si l’arborescence, la standardisation des fichiers et la méthodologie sont impulsées dès les premiers jours de la formation avec l’équipe dirigeante, les outils Google offrent néanmoins une réelle souplesse permettant à tous les collaborateurs de pouvoir donner leurs points de vue afin de converger vers une approche “Google Drive” plus efficiente.
“C’est important pour les salariés de comprendre qu’ils ont la possibilité de faire remonter l’information et de contribuer pleinement au développement du “Google Drive” indique Christophe Perez consultant en stratégie numérique et responsable des formations Google chez Academy Numerique“
Malgré la présence d’un serveur en interne destiné à stocker les informations, nous avons relevé différents problèmes :
Les solutions G suite proposent plusieurs applications de bureautique connectées simples et efficaces.
La liste est encore longue … une chose est sûre, la mise en place de la bureautique connectée Google permet à chacun de se concentrer davantage sur ses missions. Inutile de solliciter son collègue par email ou par téléphone pour demander la dernière version du document, chaque collaborateur à la garantie de travailler sur des fichiers actualisés, sécurisés et accessibles depuis n’importe quel support (tablette ou ordinateur connecté).
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- Moderniser le fonctionnement de la structure
- Optimiser la productivité
- Optimiser le partage d’information
- Assurer une accessibilité à l’information en situation de mobilité
- Diminuer les coûts de maintenance serveur
- Conflits sur les documents
- Pas de gestion de privilèges
- Lenteurs de l’upload des documents
- Ergonomie rigide
- Aucune fonction de recherches avancées
- Aucun accès à l’information en situation de mobilité
- Affichage non responsive pour les supports mobiles ou tablettes
- Aucun historique sur l’utilisation des fichiers
- Aucune information sur l’activité des fichiers
- Pas de collaboration en temps réel sur les documents
- Solution de traitement de texte, tableur, présentation
- Archivage numérique des documents
- Signature de document PDF en ligne
- Calculs automatisés entre deux tableurs
- Questionnaire avec réalisation de statistiques automatiques
- Suggestion de modification de document
- Conversion et envoie d’un doc en PDF par email en un seul clic
- Conversion automatique des fichiers Word en Google Doc
- Export des Google Doc vers des documents Open Office
- Création de documents via dictées vocales
- Historique des modifications minutes par minutes
- Enregistrement des documents en temps réel (aucune perte d’information possible)
- Edition des documents en mode Offline en cas de problème de connexion
- Notification automatique lors de l’ajout d’un fichier dans un dossier important
- Gestion des planning et des agendas partagés
- Publipostage sur un Google doc via un Google Sheet
- Notifier un collaborateur sur un point précis dans un document
- Utilisation de Gmail avec des emails professionnels